گزارش نویسی

کل جزوه گزارش نویسی

مشخصات یک نوشته خوب:

1) از لحاظ سبک و آئین درست نویسی تا حد امکان درست و کم غلط باشد.

2) از نظر مفهوم و محتوا و پیام باید به خواننده آگاهی لازم را بدهد.

منظور از نوشتن چیست؟

منظور انتقال فکر، نظریه و عقیده نویسنده به خواننده است. بنابراین هر نویسنده ای باید نهایت سعی و کوشش خود را بکند که افکار خود را به ساده ترین و بهترین طریق ممکن به خواننده منتقل کند. پس شرط اول نویسندگی داشتن دانش و معلومات و نیز احاطه کامل به آئین نگارش است.

تعریف نامه:

نامه در اصطلاح عبارت است از مکاتباتی که با هدف معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و همچنین بین سازمان ها به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد.

نامه اداری:

کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن یا از سازمانی به سازمان دیگر درباره انجام کارهای اداری مبادله می گردد نامه اداری نامیده می شود.

به طور کلی متن هر نامه اداری از سه قسمت تشکیل می شود:

1) مقدمه:

مقدمه در اصطلاح نگارش عبارت است از سرآغاز یا آنچه در ابتدای هر نوشته آورده می شود. بدون شک کلیه نامه ها بخصوص مکاتبات اداری باید مقدمه داشته باشند. نویسنده معمولاً در مقدمه ای کوتاه یا مفصل ذهن خواننده را برای دریافت پیام خود آماده می سازد که بیان این مقدمه بطور معمول به سلیقه و ذوق نویسنده بستگی دارد. مثلاً در برخی از نامه ها حتی شماره و تاریخ نامه قبلی می تواند بعنوان مقدمه مورد استفاده قرار گیرد.

2) پیام اصلی:

منظور از پیام اصلی، همان چیزی است که نامه برای انتقال آن ارسال می گردد.بنابراین با اهمیت ترین قسمت متن می باشد. زیرا بساری از نامه ها بدلیل نارسا بودن متن ممکن است بدون اثر بوده و شاید حتی اثری منفی بر جای بگذارد. پس بهترین راه در نگارش نامه های اداری نوشتن متنی ساده و بی تکلف، همراه با پرداختن به موضوعات اصلی است.

3) اختتام مطلب و نتیجه گیری:

آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، میزان اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام درخواست و ارسال پاسخ است.

نگارش:

هنگامی که لزوم نوشتن نامه اثبات گردید، مهمترین مرحله یعنی تهیه و تنظیم پیش نویس آغاز می گردد. تهیه پیش نویس، پایه و اساس هر نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار است. برای نوشتن هر نامه باید مقدماتی را فراهم کرد، مانند: تعیین منابع از قبیل آئین نامه ها - دستورالعمل ها - بخش نامه ها - پرونده ها و همچنین سوابق و مکاتبات قبلی و در ادامه نیز تنظیم فهرست مطالب است که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماده می شود. ویژگی هایی که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از: شماره - تاریخ - عنوان واحد گیرنده - عنوان واحد فرستنده - موضوع - نام و عنوان امضاء کننده نامه.

تعریف گزارش نویسی:

گزارش نویسی در حقیقت انتقال پاره ای اطلاعات است به کسی که برای تصمیم گیری به آن نیازمند است. که این اطلاعات در واقع پیغامی است که با سرعت، صحت و روشنی به خواننده می رسد. گزارش نویسی از مهمترین وسایل مبادله اطلاعات است. زیرا بیشتر تصمیم هایی که سرپرستان سازمان ها، اداری و یا اشخاص می گیرند براساس گزارش هایی است که از مسئولان ستوح پائین تر و یا تنظیم کنندگان گزارش دریافت می کنند.

مراحل تهیه گزارش:

1) انتخاب موضوع:

اولین گام اساسی در تهیه گزارش انتخاب موضوع است. موضوع گزارش با توجه به شغل، رشته و هدف فرق می کند. به عنوان مثال در مراحل تحصیل انتخاب موضوع گزارش تقریباً آزاد است و با توافق استاد و دانشجو انجام می گیرد. در حالی که در ادارت گزارش معمولاً با نظر و خواست فرد مافوق آماده می شود. علاقه به موضوع انتخابی  دستری به منابع تحقیق نیز از شرایط و ارکان اصلی گزارش نویسی است.

2) گردآوری اطلاعات:

هر گزارشگری برای تهیه گزارش خود نیازمند گردآوری اطلاعات است که مهمترین رههای گردآوری اطلاعات عبارت است از: تحقیق و مشاهده ای     2) تحقیق عمومی    3) تحقیق کتابخانه ای

3) طرح ریزی مطالب:

در این مرحله گزارشگر به طرح ریزی آنچه دیده و به نظرش رسیده است و یا از منابع مختلف جمع آوری کرده می پردازد و بهد از انتخاب مهمترین نکات، آنها را دسته بندی می کند.

4) عرضه کردن اطلاعات جمع آوری شده:

بعد از جمع آوری مطالب گزارشگر عناوین کلی گزارش را یادداشت کرده و سپس با توجه به اهمیت موضوع هر یک را در جای مناسب خود قرار می دهد.

مشخصات یک گزارش خوب:

برای یک گزارش خوب می توان نکاتی را یادآوری کرد که شامل همه انواع گزار ش ها باشد.

1) گزارش باید صرفاً منعکس کننده حقایق باشد و عقاید و سلیقه شخصی در آن مداخله نکرده باشد.

2) گزارش باید سرشار از اطلاعات لازم و کافی باشد و از هرگونه مطلب غیرضروری دور باشد.

3) گزارش باید نه خیلی طولانی و مفصل و نه خیلی کوتاه و مختصر باشد و نباید در خواننده ایجاد خستگی کند.

4) گزارش باید از صفت تازگی و ابتکار برخوردار باشد و به حل مسائل و مشکلات کمک کند.

5) گزارش باید براساس تفکری صحیح و منطقی تدوین شده باشد و از حدس و احتمال بدور باشد ال خواننده به آن اعتماد کند.

6) گزارش باید از اظهار نظر صریح و قطعی درباره مسائل مشکوک و اظهارات مبهم دور باشد.

7) نقل قول ها باید بدون تحریف و با دقت تمام آورده شود.

8) قواعد درست نویسی و نشانه گذاری در آن رعایت گردد.

9) عناصر تشکیل دهنده موضوع با یکدیگر در تناسب و ارتباط باشند.

چگونگی تهیه گزارش:

1) انتخاب نوع گزارش:

عوامل مؤثر در هر مسئله نوع مخصوصی از انواع گزارش را می طلبد که باید به آن توجه کرد و گزارش را در ارتباط با آن تهیه نمود.

2) اجتناب از طولانی شدن کلام:

گزارش های طولانی معمولاً حاوی مطالب نامربوط و غیر ضروریست و غالباً در چنین گزارش هایی از ذکر حقایق مهم غفلت می شود. از طرفی نیز بعضی گزارش ها بسیار مختصر است و حاوی مطالب لازم نیست. تا جایی که امکان دارد باید از سبک حکایت نویسی و گنجاندن مطالب غیر ضروری در گزارش ها دوری کرد.

3) به کار بردن کلمات و عبارات رایج و مصطلح:

به کار بردن اصطلاحات عامیانه و کلمات غیر مصطلح و دور از ذهن در گزارش ها جایز نیست، زیرا همه کس با این اصطلاحات آشنایی ندارد.

4) منطقی بودن مطالب:

رعایت ارتباط منطقی مطالب اثر مهمی در درک صحیح گزارش دارد. بهتر اسست مهمترین مطلب در ابتدا بیان شود و گزارش طوری تنظیم گردد که خواننده بتواند منظور نویسنده را کاملاً بفهمد.

5) انتخاب واضح ترین کلمه، عبارت و جمله:

بهتر است که در گزارش کوتاهترین عبارت و جمله انتخاب شود، مشروط بر اینکه واضح باشد و مقصود نویسنده را برساند.

برای نوشتن باید نکات زیر را بدانیم:

1) تعریف جمله و اقسام آن

2) تعریف «بند» یا «پاراگراف» و نحوه استفاده از آن

3) رعایت قواعد دستوری

4) رعایت قواعد نشانه گذاری

5) ترجیح ساده نویسی بر پیچیده نویسی و کوتاه کردن جملات

تعریف جمله:

جمله یک کلمه یا مجموع چند کلمه است که بر روی هم پیام کاملی را از گوینده به شنونده یا از نویسنده به خواننده می رسانده که این کلمات در کنار هم حتماً باید دارای یک فعل باشد.

جمله بر اساس تعداد افعال بر دو نوع است:     1) جمله ساده       2) جمله مرکب

جمله ساده: جمله ایست که فقط یک فعل دارد.     (آن مرد آمد)

جمله مرکب: جمله ایست که بیش از یک فعل داشته باشد. (انسان باید تلاش کند تا به موفقیت برسد.)

تعریف بند یا پاراگراف:

هر نوشته به بند یا بندهایی تقسیم می شود. هر یک از این بندها جمله یا مجموعه جمله هائیست که بین آنها ارتباط و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری وجود دارد و بر روی هم مطلب یا مفهوم کامل و مستقلی را می رساند که به هر یک از این بخش ها بند یا پاراگراف می گویند. پاراگراف پرورش منسجم و هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است بطوریکه با سایر بندهای آن نوشته پیوند محتوایی دارد.

راههای کوتاه کردن جمله:

1) حذف کلمات زائد

2) حذف کلمات مترادف و تکراری

3) استفاده نکردن از کلماتی که معنای دور از ذهن دارند

4) بکار بردن نشانه « ، » یا « ؛ » به جای حرف ربط و عطف

پس باید در نوشته ها:

- از تعارفات بپرهیزیم.

- از کلمات و جمله های کلیشه ای کمتر استفاده کنیم.

- با آوردن لغات دور از ذهن یا اظهار فضل خواننده را مجبور به مرجعه به کتب لغت نکنیم.

- از داستان نویسی در لا به لای گزارش بپرهیزیم و وارد جزئیات خسته کننده نشویم.

- و در آخر ضمن رعایت ادب از خود ستایی و نیز خود را کوچک شمردن بپرهیزیم.

مثال1: (( به علت عدم وجود تعداد بسیار زیادی ماشین در این خیابان، فقط یک پلیس برای آن کافی است. ))

بهتر است بنویسیم (( به علت کم بودن ماشین در این خیابان، یک پلیس برای آن کافی است. ))

مثال2: (( مغازه ای را که در آن طلا می فروختند، مهر و موم کردند. ))

بهتر است بنویسیم (( مغازه طلا فروشی را مهر و موم کردند. ))

مثال3: (( همچنان که الماس را در قعر زمین جستجو می کنند، حقایق را نیز باید در اعماق افکار و در ژرفای اندیشه جستجو کرد. ))

بهتر است بنویسیم (( همچون الماس در قعر زمین، حقایق را باید در اعماق افکار جستجو کرد. ))

مثال4: (( سال های دهه گذشته شاهد مهاجرت تعدادی از بهترین فارغ التحصیلان به کشورهای غربی بودیم. ))

بهتر است بنویسیم (( در دهه گذشته شاهد مهاجرت تعدادی از بهترین فارغ التحصیلان به کشورهای غربی بودیم. ))

یا اینکه بنویسیم (( در دهه گذشته تعداد زیادی از بهترین فارغ التحصیلان ما به کشورهای غربی مهاجرت کردند. ))

تعریف سند:

سند در لغت به معنی تکیه گاه و هر چیزیست که بتوان به آن استناد کرد. در فرهنگ اداری، سند حاصل خدمت و کاریست که از طرف افراد و سازمان ها به صورت نوشته تهیه و تنظیم شده باشد.

به هر سابقه ای که به صورت مکتوب برای انجام وظایف اداری توسط کارکنان آن سازمان و در حدود وظایف تصویب شده ایجاد، دریافت و یا صادر شده باشد سند اداری گفته میشود که عبارت است از کلیه نامه ها، دفاتر، پرونده ها، عکس ها و سایر اسنادی که در ادارت دولتی صادر و یا دریافت می شود و از لحاظ اداری، مالی، سیاسی، فرهنگی و غیره دارای ارزش می باشد.

مدیریت اسناد:

عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای برنامه ی لازم برای تسریع در دست یافتن به اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا اقدام آن.

به طور کلی مدیریت اسنااز پنج شاخه تشکیل می شود.د

1) مدیریت ارسال و مراسلات (نامه ها):

به مجموعه روش هایی گفته می شود که برای نگهداری، تنظیم و طبقه بندی اسناد به منظور دستیابی آسان به آنها صورت می گیرد.

2) مدیریت فرم ها:

هرگاه فرم های مختلفی در یک سازمان استفاده شود، بدلیل حجم بالای کار و همچنین یکسان بودن استفاده از فرم ها لازم است که طبق قوانینی خاص فرم ها به صورت استاندارد و یکسان به مرحله اجرا درآید.

3) مدیریت گزارش ها:

یکی از وظایف عمده ی هر سازمان جمع آوری اطلاعات و در نهایت تهیه گزارش های مالی و غیر مالی از درون اطلاعات ارائه شده می باشد. مشکل اساسی در این مورد تنوع و اختلاف این گزارش هاست و هدف این قسمت این است که اطلاعات در حد مطلوب و کافی ارائه شود.

4) مدیریت دستورالعمل ها:

هدف آن ایجاد شیوه قابل اطمینانی است که با استفاده از آن بتوان به کلیه قوانین، مقررات و دستورالعمل های لازم دست یافت.

5) مدیریت مکاتبات:

به منظور تأمین اهداف زیر در هر سازمانی انجام می شود:

5/1) اصلاح کیفیت نامه های اداری

5/2) ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح

5/3) بکار بردن روش های نو برای مدیریت انبوه نامه ها

5/4) آسان نمودن نگارش اداری از طریق تهیه و توزیع نامه های یکسان برای قسمت های مختلف سازمان

بکارگیری واژه های صحیح فارسی

علی الخصوص ---------- به ویژه - به خصوص

بالعکس ---------- بر عکس - برخلاف

بالجمله ---------- خلاصه

لذا ---------- از این رو

فی الواقع ---------- در واقع

کما فی السابق ---------- چنانکه بود - در گذشته

ماحصل ---------- چکیده - خلاصه

مشارالیه ---------- او

الی آخر ---------- تا آخر

فی البداهه ---------- یکباره

آخرالامر ---------- سرانجام

علی البدل ---------- جانشین

علی ایحال ---------- به هر حال

عن قریب ---------- به زودی

کماکان ---------- همچنان

مابقی ---------- باقی مانده

من حیث المجموع ---------- در مجموع

فی الفور ---------- فوری - بی درنگ

مع ذلک ---------- با این همه

مساعی ---------- کوشش ها

ذیحساب ---------- حسابدار

الحاق ---------- پیوستن

تعریف نشانه ها:

نشانه ها ظاهراً از زواید جمله هستند ولی هر کدام به شکلی زنده و زبان دار مفاهیم لازم و مفید و اشارات خاصی را می رسانند و کاری را که الفاظ و کلمات از بیان و نگارش آنها عاجزند به روشنترین شکلی انجام می دهند. به کمک همین اشارات کوچک است که پیغام روشنتر و رساتر به خواننده می رسد.

فواید نشانه گذاری:

1) به درست و آسان خواندن مطالب کمک می کند.

2) لحن و آهنگ سخن و بسیاری از عواطف تند و ملایم نویسنده را به خواننده می رساند.

3) موارد توقف و درنگ بین سطرها را به سبب روشنی بیان مشخص می سازد.

4) همبستگی بین مطالب و همچنین جدا ساختن بخش های نوشته را آسان می کند.

5) معنی الفاظ، عبارات و کلمات را به روشنی نشان می دهد و فکر نویسنده را به آسانی و با سرعت به خواننده منتقل می کند.

انواع نشانه ها:

1- نقطه ( . )

در پایان هر جمله که دارای معنای کامل و آهنگ خاتمه باشد می آید. مثل جمله های کامل خبری و انشایی.

2- ویرگول ( ، )

ویرگول یا درنگ نشانه یک مکث یا توقف کوتاه است و نشان دهنده تغییر مختصری است که در جریان جمله ایجاد می شود. هر گاه نویسنده احساس کند که این تغییر به رفع ابهام کمک می کند، از این نشانه استفاده می کند.

3- نقطه ویرگول ( ؛ )

این نشانه نیز فقط بین جملات کامل بکار می رود و مهمترین کاربرد آن برای جدا کردن گروهی از جملات است که توقفی در میانشان بکار رفته استکه این توقف بیشتر از ویرگول است و غالباً در جمله های توضیحی و قبل از عباراتی همچون مثلاً یعنی به عبارت دیگر می آید.

4- دو کمان یا پرانتز ( )

این نشانه مربوط به محدود کردن هر نوع مطلبی است که نویسنده بخواهد آنرا از متن نوشته جدا سازد.

5- دو نقطقه یا نشان تفسیر ( : )

این علامت نشانه توضیح مطلبی است که عنوان می شود و بعد از کلماتی مانند چون، مثل و مانند می آید. همچنین بیان نقل قول هم بعد از کلماتی مانند گفت یا گفتم استفاده می شود.

6- گیومه یا نشان بیان یا گویش « »

هر گاه بخواهیم عین گفته شخص یا عین مطلبی را از جایی نقل کنیم ابتدا و انتهای آنرا در این علامت قرار می دهیم. همچنین برای مشخص تر کردن کلمه با کلماتی که مورد تأکید قرار می گیرد از گیومه استفاده می شود.

7- نشان تعجب ( ! )

بعد از کلمات یا جمله های حاکی از تعجب، تحسین، تمسخر، تأسف، امر و نهی و شک و تردید بکار می رود.

8- نشان پرسش ( ؟ )

در آخر جمله های سوالی مستقیم بکار می رود.

مثال: مطلب زیر را نشانه گذاری کنید.

با دوستانم به گردش بیرون شهر رفته بودیم یکی به دور دست اشاره کرد و گفت ببین چه زیباست گفتم چه گفت آن درختان همه خوشحال بودند می گفتند و می خندیدند

با دوستانم به گردش بیرون شهر رفته بودیم . یکی به دور دست اشاره کرد و گفت : « ببین چه زیباست ! » گفتم: « چه ؟ » گفت : « آن درختان . »  همه خوشحال بودند ، می گفتند و می خندیدند .

انواع گزارش بر حسب هدف از تنظیم:

1- گزارش فنی:

پزارشی است کاملاً تخصصی در زمینه های فنی، اقتصادی، حقوقی و ...

2- گزارش اطلاعی:

گاهی هدف از تنظیم گزارش، اطلاعی است که می خواهیم به خواننده بدهیم. معمولاً این نوع گزارش موضوع محدودی را بررسی می کند. اگر این گزارش بیانگر پژوهش باشد، باید خلاصه یافته ها، نتایج و استدلال ها در مقدمه یا پاراگراف اول گزارش بیاید.

3- گزارش مشورتی:

معمولاً تنظیم این گزارش از عهده یک فرد خارج است و نیاز به مشورت با افراد کارشناس دارد. در گزارش مشورتی معمولاً فرد مطرح نیست بلکه نظر او مطرح است و مقام و موقعیت افراد در قبول یا رد نظری مؤثر نیست.

4- گزارش انتقادی:

در این نوع گزارش انتقاد می تواند به دو صورت عرضه شود یعنی یا فکر و نحوه عمل مورد ارزشیابی قرار گیرد و یا از فکر و نحوه عمل انتقاد شود که در این مورد بهتر است راه حل نیز ارائه گردد.

5- گزارش حقایق امر:

گزارشی است شامل اطلاعات، توضیحات یا مسائلی که در طول متن آمده است و نویسنده تنها وظیفه دارد حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد.

انواع گزارش بر حسب موضوع:

1- گزارش توضیحی:

ممکن است گزارشی جنبه توضیحی داشته باشد و مطلب یا مطالبی را در یک یا چند صفحه تشریح کند. گاهی این شرح یا توضیح ساده است و در این صورت موضوع گزارش توضیحی تنها شامل بیان حقایق خواهد بود که از دو قسمت تشکیل می شود (موضوع و متن). بنابراین موضوع گزارش باید تأیید کننده متن گزارش باشد.

گزارش تحلیلی:

در این نوع گزارش حتماً مسئله ای وجود دارد که ممکن است یک یا چند راه حل داشته باشد. پس نخست باید مسئله را به روشنی توضیح داد و سپس راه حل ها را تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه گیری دقیق بهترین راه حل را پیشنهاد نمود. در این نوع گزارش معمولاً مرحله نتیجه گیری نسبتاً مفصل است.

گزارش ارزیابی:

چنانکه از نام این گزارش بر می آید به منظور بررسی مسائل طرح شده در این گزارش لازم است جلسه مشورتی تشکیل شود و از راه بحث و تبادل نظر هر نظر مورد نقد و بررسی قرار گیرد و بهترین آن انتخاب شده و به عنوان نتیجه نهایی اعلام گردد. تلاش تهیه کننده گزارش همواره باید این باشد که مانع را بشناسد و با استفاده از شیوه حل و فصل مسئله اثر آنرا خنثی سازد.

چند نکته نوشتاری:

1- «می» و «همی» جدا نوشته می شود. مانند: می شود - می گوید - می رود

2- حرف اضافه «به» جدا نوشته می شود. مانند: به علت - به ویژه - به خصوص

3- ترکیبات اضافی با حفظ کسره اضافه جدا نوشته می شود. مانند: وزارتِ علوم - جنابِ عالی - شورایِ عالی - حضرتِ عالی

4- کلمات مرکبی که حرف آخر جزء اول آنها با حرف اول جزء دوم یکسان باشد جدا نوشته می شود. مانند: کم مصرف - درست تر - آب بها - هم میهن

5- کلماتی که جمع مکسر عربی دارند نباید با نشانه های جمع فارسی جمع بسته شوند. مانند: افراد(ها) - اولاد(ها) - احوال(ات) - شئون(ات)

6- نشان تنوین فقط برای کلمات عربی است. مانند: گاهاً - ناچاراً - دوماً

7- کلماتی که به حرف «الف» و «واو» ختم می شوند هنگامی که کلمه «است» به آنها اضافه می شود «الف» است حذف می شود. مانند: زیباست - داناست - نیکوست

ویرایش:

ویرایش از واژه ی ویراستن به معنی پیراستن و منظم کردن می آید. ویرایش قدم دیگری برای کامل نمودن نوشته است. در این مرحله نوشته از ابعاد مختلف مورد بررسی قرار گرفته و اصطلاحات لازم جهت بهتر شدن آن انجام می گیرد. در واقع برای کامل نمودن نوشته لازم است که حاصل کار مورد بررسی دوباره قرار گیرد تا آراستگی ظاهری آن موجب رغبت خواننده برای مطالعه ی دقیق تر گردد. حاصل این مرحله نوشته ای مطلوب و کامل و قابل ارائه است که به این مرحله از کار ویرایش گفته می شود. و ویراستار کسی است که انجام ویرایش را بر عهده دارد.

مراحل ویرایش نوشته های اداری:

1) انتخاب بهترین واژه

این مرحله در واقع نخستین قدم است. برای انجام این امر بهتر است پرسش هایی طرح شوند تا با پاسخ به آنها به نتیجه ی مطلوب برسیم. مانند:

- آیا واژه ها در جای خود بکار رفته اند؟

- آیا این واژه ها دارای معنی و مفهوم مورد نظر هستند؟

- آیا شأن و مقام پیام دهنده و پیام گیرنده رعایت شده است؟

- آیا از واژه های متداول و رایج روز استفاده شده است؟

2) رعایت قواعد املای فارسی

درست نویسی واژه ها نخستین وظیفه ی نویسنده است. چون غلط های املایی نوشته ی او را از اعتبار می اندازد. اغلب واژه های فارسی با تلفظی یکسان دارای چند شکل با معنای مختلف می باشند. باید توجه داشت که واژه ی نوشته شده با معنی مورد نظر تطبیق نماید.

3) رعایت اصول دستور زبان فارسی

با طرح پرسش هایی مانند:

- آیا ساختمان جمله ها درست است؟

- آیا اصول جمله بندی مراعات گردیده است؟

- آیا مطابقت فعل با فاعل رعایت شده است؟

- آیا قواعد مفرد و جمع کلمات رعایت گردیده است؟

4) استفاده ی مناسب از نشانه گذاری

با طرح پرسش هایی مانند:

- آیا اصول استفاده از نشانه ها رعایت شده است؟

- آیا نشان مورد نظر درست و در جای خود بکار رفته است؟

- آیا آغاز و پایان جملات بطور دقیق مشخص است؟

- آیا تقسیم منطقی مطالب رعایت شده است؟

5) رعایت آیین جمله بندی

جمله باید در مجموع کامل، جامع، منظم و روشن باشد و جملاتی که مکمل یکدیگرند باید در یک پاراگراف قرار گیرند. همچنین آغاز و پایان جملات باید کاملاً مشخص باشد و نیز در جاهایی که جمله ای از قلم افتاده است که باعث نارسایی مفهوم آن شده است باید با افزودن جملات جدید در تکمیل جمله اقدام شود.

6) برطرف نمودن کمبودهای نوشته

نوشته ی اولیه معمولاً دارای کمبودهایی است که چنانچه نسبت به رفع آنها اقدام نشود از اعتبار آن کاسته شده و برای خواننده مشکلاتی ایجاد می کند. گاهی این کمبودها ممکن است بسیار کوچک، مثلاً: در حد اضافه کردن یک «واو» یا «را» باشد.

7) حذف زواید و موارد تکرار شده

برای ریدن به این هدف ابتدا نوشته را مورد مطالعه قرار داده و آنچه در جمله یا پاراگرافی زاید تشخیص داده شود برطرف می نمائیم. گاهی نیز باید چند جمله را در هم ادغام کرد تا یک جمله جدید بوجود آید و یا جمله را به چند جمله تفکیک نمائیم تا فهمیدن آن راحت تر شود.

8) بررسی کافی بودن اجزای نوشته

در این مرحله نوشته نخست از نظر نویسنده و بعد از دیدگاه خواننده مورد بررسی قرار می گیرد. با طرح پرسش هایی مانند:

- آیا پیام خود را به روشنی بیان نموده است؟

- آیا آنچه در فکر خویش داشته بدرستی بر روی کاغذ منتقل نموده است؟

- آیا نوشته را یک نفر می خواند و یا بیش از یک نفر آن را خواهند خواند؟

- مقام و موقعیت علمی و اجتماعی خوانندگان چیست؟

سایر نوشته های اداری:

1) بخش نامه:

نامه ایست که در یک یا چند نسخه به منظور ایجاد هماهنگی و آموزش، روشی یکنواخت در انجام امور مربوط به سازمان نوشته شده و برای آگاهی چند نفر فرستاده می شود. معمولاً کلمه بخش نامه در بالا و وسط نامه نوشته می شود. سپس نام و ویژگی های گیرندگان نوشته شده و آنگاه متن بخش نامه تدوین می گردد.

2) صورت جلسه:

گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان براساس وظایف تعیین شده به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک مشکل اداری و جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب را جلسه گویند که نتیجه کار به صورت نوشته ای در می آید که به آن صورت جلسه گویند.

تنظیم صورت جلسه در انتهای کار رسمیت جلسه را تعیین می نماید و ارکان آن به شرح زیر است.

- مشخصات اعضاء شرکت کننده و امضای آنها

- دستورکار جلسه (یعنی طرح موضوع)

- مطالب مطرح شده یا همان خلاصه گفتگوها

- خلاصه تصمیمات گرفته شده

- زمان و مکان جلسه

3) آیین نامه:

عبارتست از ترتیب انجام کار و دستورهایی که برای اجرا و انجام کارهای اداری نوشته می شود. که این نوشته ها براساس موازین خاصی برای اجرا به مقام های سازمانی در حدود وظایف و مسئولیت های آنها ابلاغ می گردد.

4) فرم های اداری:

گونه ای دیگر از نوشته های اداری که در ایجاد و تدوین ارتباط رسمی سازمان نقش موثری بر عهده دارد، فرم های اداری می باشد. مانند: حکم کارگزینی یا برگه مرخصی